Attention à vos mails et pièces jointes : gardez le contrôle !

L’usage d’Internet est devenu incontournable dans les activités de bureau. Il semble immatériel, mais c’est une illusion. Internet génère des impacts environnementaux bien réels. Parmi les émissions de gaz à effet de serre générées par le numérique, 25 % sont dues aux Data Centers, 28 % aux infrastructures, et 47 % aux équipements des consommateurs.

La prise de conscience a débuté en 2011, lorsque l’Ademe (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie) a publié une étude qui révélait l’impact carbone de l’envoi d’un e-mail, mais également celui de son stockage. Si l’envoi d’un e-mail ne représente qu’un clic pour l’émetteur, il s’agit en fait d’un transfert énergivore : le message passe par les câbles du fournisseur d’accès à Internet de l’émetteur avant d’arriver à son data center et de transiter vers le data center du destinataire. Envoyer 33 e-mails de 1 Mo à deux destinataires par jour produirait 180 kg de CO2 par an, soit l’équivalent de 1 000 km parcourus en voiture. Et inutile de préciser que plus l’e-mail est lourd – contenu photo, vidéo – plus l’impact est fort !

Le Mag vous conseille quelques écogestes simples et efficaces pour limiter les impacts :

• Alléger ses mails : L’impact de nos emails dépend principalement de leur poids, de leur temps de stockage sur un serveur et du nombre de destinataires. Alors pour le limiter, on cible les destinataires et on limite le nombre d’emails envoyés. Désormais, si la compta nous interroge sur les derniers devis reçus, on saute sur l’occasion pour aller leur répondre autour d’un café.
• Pour stocker sans peser : On nettoie régulièrement sa boîte email et on ne garde vraiment que l’essentiel. On vide le cache de son navigateur, notamment les cookies et l’historique de navigation. Bref, on trie, on jette, on fait le vide !
• Pour des recherches web optimisées, on se crée une liste de favoris afin de réduire le nombre de nos requêtes faisant appel à un moteur de recherche. (Surtout pour ceux qui consultent Wikipédia 36 fois par jour, autant qu’il soit accessible en 1 clic !)
• Ciblez les destinataires, nettoyez vos listes de diffusion et supprimez les pièces jointes d’un message auquel vous répondez.
• Optimisez la taille des fichiers que vous transmettez : fichiers compressés, images et PDF basse définition… Si vous voulez placer un logo dans la signature, transformez le texte et le logo en une seule image basse définition.
• Classez vos mails dès leur arrivée et éliminer d’entrée les spams. Il est très utile d’installer un logiciel anti-spams.
• Ne multipliez pas les destinataires.
• Évitez l’usage systématique de la fonction « répondre à tous » si vous répondez à un envoi collectif.
• Créez des pièces jointes légères et bien conçues : fichiers compressés, PDF basse définition, documents optimisés (suppression des blancs, des images inutiles…) et faciles à lire sur ordinateur ou sur tablette, éditables par chapitre (votre correspondant pourra ainsi sélectionner ce qui lui est nécessaire).
• Créez plusieurs signatures : une avec une image basse définition de votre signature assortie du logo de votre entreprise pour les mails officiels ou les prises de contact, et une sans image ou logo pour les échanges internes et les contacts déjà bien établis.
• Remplacez les pièces jointes par un lien hypertexte ou URL. Pour les documents très lourds, pensez aux dossiers de partage de votre entreprise.
• Supprimez les pièces jointes des messages auxquels vous répondez.

Source : www.ademe.fr